PDCA: SIKLUS KENDALI MUTU PENDIDIKAN

Oleh Khairul Azan, Dosen STAIN Bengkalis & Ketua DPD GAMa Riau Kabupaten Bengkalis

Lambannya sebuah sekolah untuk maju bukan karena faktor pembiayaan dan fasilititas yang tidak tersedia melainkan sistem penjaminan mutu yang belum terjaga untuk konsisten dalam pelaksanaannya. Mengimplementasikan mutu bukan hanya butuh pemahaman saja tentang apa itu mutu namun juga butuh pengetahuan dan keterampilan dalam penggunaan alat-alat manajemen mutu.

Ketika ini dilakukan maka wajar ada sekolah lain yang baru tumbuh namun kemajuannya sangat cepat akibat berpegang teguh pada prinsip mutu sebagai titik tolak dalam bertindak dan bukan hanya sebatas simbolis yang penuh akan teoritis. Sementara ada sekolah yang sudah berdiri sekian tahun namun sulit untuk tumbuh karena mutu hanya dijadikan formalitas.

Mutu akan tercapai ketika segala tindakan dan kebijakan yang dilakukan mengarah pada siklus kendali mutu yang sering disingkat dengan PDCA. PDCA adalah singkatan dari Plan-Do-Check-Action. PDCA adalah langkah-langkah yang digunakan dalam penyelesaian masalah organisasi tak terkeculi sekolah sebagai lembaga pendidikan.

Konsep  ini diperkenalkan oleh Walter Shewhart pada tahun 1930 yang dikenal dengan konsep “Shewart Cycle”. Selanjutnya karena perkembangan zaman maka konsep ini dikembangkan lagi oleh Walter Edwards Deming yang dikenal dengan “Deming Whell”.


(P) Plan
Bagian ini mengarah pada tindakan perencanaan tentang sebuah sasaran yang hendak dicapai dimasa yang akan datang. Perencanaan yang dilakukan melibatkan proses identifikasi tentang masalah-masalah atau kekurangan yang dimiliki organisasi untuk dicarikan solusi berdasarkan data-data yang diperoleh dari sebelumnya seperti data kepuasan pelanggan, layanan, dan harapan dari produk yang dikeluarkan.

Dari data yang diperoleh maka proses pendeskripsianpun mulai dilakukan dari awal hingga akhir dan mana yang paling prioritas untuk diselesaikan. Setelah mengertahui mana yang paling prioritas maka langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi peluang perbaikan dalam mencapai peningkatan dan perbaikan secara berkelanjutan.

(D) Do
Bagian ini menekankan pada tindakan nyata yang harus dilakukan. Prinsip lebih cepat lebih bagus juga harus ditekankan. Sehingga tidak ada lagi menunda pekerjaan melainkan segeralah melakukan rencana yang telah ditetapkan. Disamping itu pelaksanaan pekerjaan harus mengacu pada rencana awal yang telah disepakati. Ini penting dipahami supaya apa yang dilakukan tidak keluar dari target yang hendak dicapai sehingga hasilnya juga akan tergambar sesuai tujuan. 

(C) Check
Bagian ini menekan pada proses menilai keberhasilan dari pelaksanaan atas apa yang telah direncanakan. Apakah ada perubahan atau sebaliknya. Apakah ada peningkatan atau sebaliknya. Atau bahasa lazimnya yang kita dengar adalah proses evalusi. Dalam proses evaluasi ada dua hal yang diperhatikan yaitu evaluasi terhadap proses dan evaluasi terhadap hasil.

Agar proses evaluasi betul-betul bisa digunakan dalam peningkatan mutu sekolah maka evaluasi hendaknya berbasis objektivitas harus dipegang teguh. Laporkan saja apa yang ditemukan baik kekurangan maupun keunggulan, baik sesuai spesifikasi diawal perencanaan atau sebaliknya.

Action
Berdasarkan hasil evaluasi yang telah dilakukan maka langkah selanjutnya adalah melakukan  tindak lanjut dari apa yang telah ditemukan. Tindaklanjut berupa perbaikan atas kekurangan dan melanjutkan atas keunggulan. Menindaklanjuti juga berarti meninjau ulang seluruh langkah-langkah yang dibuat guna perbaikan secara berkelanjutan.

Konsekuesi dari tindak lanjut tersebut akan menyebabkan adanya  modifikasi standar, kebijakan dan prosedur. Tentunya agar perubahan-perubahan yang terjadi bisa dimengerti dan diketahui oleh unit-unit yang melaksankan maka perlu adanya sosialisasi menyeluruh.

Keempat tahapan di atas adalah bagian dalam memastikan mutu sekolah tetap terkendali. Plan-Do-Check-Action harus berjalan terus tak ubahnya seperti roda yang terus berputar. Perputaran tersebut membentuk siklus yang menentukan sekolah akan tumbuh besar atau sebaliknya. Semakin konsisten dalam menjalankan  siklus kendali mutu tersebut maka semakin besar pulalah peluang sekolah akan tumbuh. Sebagaimana dijelaskan seperti gambar di bawah ini.



Gambar. Implikasi dari Penerapan Sistem Kendali Mutu

Lingkaran merah menandakan awal mula berdirinya sekolah dan melakukan tahapan dalam siklus kendali mutu. Kekonsistennya sekolah dalam menjalankan PDCA secara bertahap maka lihatlah hasilnya dimana lingkaran merah beranjak menjadi lingkaran hijau yang semakin bersar.
Begitulah seterusnya. Lingkaran demi lingkaran yang semakin besar adalah tanda sekolah yang semakin tumbuh dan bermutu. Sekolah yang menjalankan PDCA secara konsisten dia tidak akan puas dengan capaian yang telah diperoleh melainkan terus melakukan perubahan-perubahan melalui perencanaan sebagai dasar kemajuan.


*Sumber gambar: Google